Tips quản lý email dễ như ăn bánh cho các designers - Arena Multimedia - Đào tạo Thiết kế, Kỹ xảo 3D & Game chuẩn Quốc tế

Theo số liệu thống kê không chính thức với những người trong ngành sáng tạo, chúng ta dành thời gian mỗi ngày để kiểm tra, đọc, viết và gửi thư điện tử nhiều hơn so với thời gian chúng ta thực sự bỏ ra để làm việc với các phần mềm thiết kế. Vì vậy, hiểu biết những kỹ năng quản lý thư điện tử sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được kha khá thời gian và công sức đấy!

Trong thời điểm ngành công nghệ ngày càng phát triển cùng sự ra đời và lớn mạnh không ngừng của các ứng dụng dịch vụ thư điện tử, có thể kể đến như Yahoo! Mail, Gmail hay Outlook như hiện nay, sợi dây liên kết giữa những người làm sáng tạo với nhau đã trở nên đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều so với trước đây. Thế nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi, bạn đã sử dụng thư điện tử một cách thật sự đúng cách và hiệu quả.

Dù bạn đang là freelancer hay đang làm cho công ty thiết kế, hãy cùng tìm hiểu, học hỏi và áp dụng những bước đơn giản nhưng hiệu quả của Christopher Phin để sử dụng hộp thư điện tử phục vụ cho công việc sáng tạo của bạn một cách tối ưu nhất nhé.

1. Đừng xem trọng hoá việc trả lời thư mỗi ngày

Bí quyết để quản lý thư điện tử tốt nhất đó chính là chẳng quản lý gì cả!

Đừng quá nao núng khi thấy số lượng thư chờ bạn đọc và trả lời lên đến hàng trăm. Chọn “Tất cả” và click “Đã đọc” hết chúng đi! Tại sao lại làm như vậy ? Vì nếu là thư quan trọng, bạn đã trả lời nó ngay từ khi nó đến rồi. Còn nếu vô tình bạn bỏ sót một thư quan trọng nào đó, thì hãy cứ yên tâm chắc chắn là người gửi cũng sẽ gửi thêm một tin follow up hoặc liên lạc trực tiếp ngay cho bạn thôi.

Đừng quá lo lắng khi số thư chờ bạn giải quyết đã lên đến hàng trăm

Bạn hãy luôn nhớ rằng, bạn đang làm công việc thiết kế chứ không phải làm nhân viên quan hệ thư từ. Chính vì thế, bạn có quyền không cần phải trả lời tất cả thư gửi tới bạn khi bạn thấy chúng thật sự không quan trọng.

2. Đừng khởi đầu ngày làm việc của bạn bằng việc kiểm tra thư đến

Thông thường, sau khi đã nạp cho mình đủ năng lượng để bắt đầu ngày mới, công việc đầu tiên khi chúng ta ngồi vào bàn làm việc chính là kiểm tra hộp thư đến của mình. Thực ra, chính việc làm đã trở nên quá đỗi quen thuộc này lại chính là nguyên nhân khiến bạn có nguy cơ có một ngày làm việc kém hiệu quả. Nguyên nhân ? Vì việc đọc thư đến ấy chỉ gây ra cho chúng ta thêm stress không đáng có vào sáng sớm với một loạt những việc làm và trách nhiệm mới phải hoàn thành trong ngày hôm nay; trong khi nhìn lại, bạn vẫn chưa hoàn thành xong một số việc của ngày hôm qua.

Vậy tại sao không khởi đầu một ngày mới với việc tìm kiếm cảm hứng sáng tạo bằng cách vẽ vời cuốn sketchbook của mình hay tìm tin tức về thiết kế từ các website đồ hoạ trong vòng 15-30 phút. Sau đó, hãy bắt tay và làm hết những việc hôm qua còn sót lại. Sau khi đã hoàn thành, hãy mở hộp thư đến và cập nhật to-do-list của ngày hôm nay cũng như trả lời thư cho khách hàng.

3. Đừng sử dụng hộp thư đến như to-do-list

Hiện nay, các ứng dụng thư điện tử đều có phần gắn cờ hiệu (flagged) giúp bạn đánh dấu nhũng thư quan trọng và phân loại chúng vào một thư mục riêng. Chính vì sự tiện lợi và dễ dàng đó mà hầu hết người sử dụng thư điện tử đều dùng chức năng này để tạo cho mình một to-do-list ngay trong hộp thư vô cùng tiện lợi. Tuy nhiên, nếu bạn là người luôn phải nhận một số lượng lớn thư điện tử từ khách hàng mỗi ngày, thì cách này lại là con dao hai lưỡi. Vì bạn hoàn toàn có thể bỏ quên một số việc khi mà các tin flageed cứ liên tục được cập nhật và thêm vào.

Sử dụng hộp thư đến đúng với chức năng của nó

Tại sao không sử dụng những miếng dán note đủ màu để nhắc việc bạn một cách tốt hơn, giúp bạn tránh được việc bỏ sót nhiệm vụ cần làm, cũng như trang trí góc làm việc của mình thêm phần màu sắc – nhưng nhớ tuyệt đối cũng đừng lạm dụng chúng quá nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải về và sử dụng nhũng apps nhắc việc rất tốt như Wunderlist, Todoist hay OmniFocus cho smartphone của mình.

4. Sử dụng màu sắc cho thư điện tử

Làm thiết kế nên chúng ta là những người yêu màu sắc. Vì vậy, tại sao không tô điểm hộp thư của mình với những màu sắc có sẵn để giúp chúng trở nên sống động và màu sắc hơn

Dùng màu sắc để làm hộp thư đến của bạn thêm sinh động

Ngoài ra, khi bạn làm việc với nhiều khách hàng cùng lúc, chính những màu sắc này sẽ giúp bạn phân biệt và giao tiếp với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bạn sẽ không phải mất hàng giờ ngồi cặm cụi kiếm và đọc từng tin của khách hàng. Chính vì thế, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc chuyên môn của mình.

5. Sử dụng bộ lọc thư

Thêm một công cụ tích hợp sẵn trong hộp mail có thể giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả hỏn đó chình là bộ lọc (filter).

Với những bộ lọc này, nó sẽ giúp bạn phân loại các thư đến dựa trên tên người nhận, ngày tháng năm, hoặc theo các tính chất mà bạn đặt ra. Việc phân loại thư đến vào các thư mục sử dụng bộ lọc sẽ khiến cho hộp thư của bạn ngăn nắp và “sạch sẽ” hơn rất nhiều, khiến bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ dàng khi tìm kiếm thư về sau.

Đối với những bạn sử dụng Gmail, sau khi được lọc, thư không được chuyển vào thư mục như các ứng dụng khác, mà sẽ được gắn labels. Tuy khác nhau về tên gọi, nhưng hiệu quả công việc là như nhau.

Ngoài ra, ứng dụng Mail trên hệ điều hành OS X còn cho phép bạn tạo ra những hộp thư thông minh (smart mailbox). Với những hộp thư thông minh này, bạn sẽ đưa ra những yêu cầu cho bộ lọc giúp chúng phân loại thư một cách tối ưu nhất. Nếu bạn đang làm việc với nhiều đối tượng khách hàng, nhưng bạn chỉ muốn xem và trả lời những thư đến từ khách hàng A. Hộp thư thông minh sẽ lọc tất cả thư đến từ A và chỉ hiện thị những thư của A trên màn hình chính. Tuỳ theo yêu cầu của ban, chúng sẽ phân loại thêm những tập tin đính kèm (attachment) trong thư của A giúp bạn quản lý và sủ dụng chúng hiệu quả hơn.

Lưu ý: Đừng quá lạm dụng khi sử dụng bộ lọc nói chung. Chỉ sử dụng bộ lọc cho những khách hàng có thói quen gửi thư liên tục với số lượng lớn hoặc khi bạn đang phải làm việc với nhiều khách hàng cùng một lúc để bạn có thể dễ dàng kiểm soát thông tin hơn.

6. Tiết kiệm thời gian gửi thư với tính năng chữ ký

Chắc chắn bạn đã đôi lần soạn và gửi nhiều tin nhắn có nội dung tương tự cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau cùng lúc. Và chắc hẳn bạn cũng đã biết tính năng chữ ký (signature) của các ứng dụng thư điện tử hiện nay. Hai chuyện này có liên quan gì đến nhau ? Signature có thể giúp bạn tiết kiệm hàng tá thời gian soạn và gửi tin nhắn giống nhau đấy.

Chức năng signature hữu ích hơn rất nhiều so với bạn nghĩ

Hãy soạn cho mình những tin nhắn mẫu với thông tin mà bạn cảm thấy mình hay phải gửi đi nhiều nhất, ví dụ như: thư báo giá hoặc bảng phân tích quá trình làm việc. Sau đó, hãy lưu những mẫu này cùng với chữ ký của mình. Sau này, khi bạn phải phải gửi đi những thư với nội dung như trên, thay vì ngồi soạn lại từ đầu, bạn chỉ cần mở chữ ký của mình lên và sửa một số thông tin cần thiết. Vậy là xong, thư của bạn đã sẵn sàng để gửi rồi.

7. Chỉ kiểm tra hộp thư khi bạn đang làm việc

Điều này là điều bạn phải cực kỳ lưu ý khi bạn đang làm freelancer hoặc bạn đang làm một chức vụ quản lý nào đó trong công ty của mình. Với áp lực của công việc hiện nay, thực khó để ra về và bỏ lại mọi lo lắng về công việc ở công ty và thực sự nghỉ ngơi thư giản khi về nhà. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng luôn có một ranh giới nhất định giữa công việc và đời sống riêng tư.

Hãy cho mình một sự nghỉ ngơi đúng nghĩa khi về nhà và nếu bạn thực sự phải kiểm tra thư như một thói quen đã được hình thành, hãy chỉ đơn giản là kiểm tra, lọc, xoá, và sắp xếp các thư thật gọn gàng và thuận lợi cho việc tìm kiếm sau này. Điều này cũng sẽ giúp bạn khởi đầu ngày làm việc hôm sau thoải mái và hiệu quả hơn. Nhưng hãy nhớ là chỉ kiểm tra và sắp xếp thôi nhé ! Còn việc trả lời thư, hãy để đến khi bạn tới công ty hoặc vô giờ làm việc. Bạn có quyền được nghỉ ngơi mà!

8. Sử dụng tính năng thông báo thư mới một cách hiệu quả

Khi làm bất cứ công việc đòi hỏi sự tập trung nhất định nào đó, đặc biệt là công việc thiết kế, việc phải nhận những tin thông báo (notification) liên tục sẽ khiến bạn mất đi tính liên tục và mạch cảm xúc khi làm việc. Vì thế, bạn sẽ được khuyên tắt bớt các thông báo đó để có được sự tập trung cần thiết.

Tuy nhiên, nếu biết cách sử dụng đúng cách tin thông báo đó, bạn sẽ khiến cho công việc của minh trôi chảy và hiệu quả hơn rất nhiều. Vì khi bạn làm cho những dự án lớn, việc vừa làm việc vừa cập nhật thông tin từ khách hàng là vô cùng cần thiết. Đương nhiên, bạn sẽ không hề muốn vừa làm xong một bước trong dự án thì đọc được thông tin có chút thay đổi nhỏ về dự án đó hay tệ hơn, bạn sẽ phải “bơi” giữa hàng ngàn thư rác để tìm được thư quan trọng đó.

Việc làm của bạn ở đây là phải đặt ra cho mình ưu tiên rõ rành khi làm việc

Trong khi đang tập tủng cho công việc, khi thấy bất cứ thư rác nào khi làm việc, hãy chuyển nó ngay vào thùng rác. Khi thấy một tin quảng cáo từ một shop online mà bạn thích, hãy nói với bản thân rằng, việc kiếm tiền luôn quan trọng hơn kiếm tiền và quay lại với công việc của bạn ngay lập tức. Khi gặp những tin từ khách hàng, hãy click và trả lời ngay. Đó chính là cách sử dụng thông báo hiệu quả nhất.

9. Khi bạn đang thực sự muốn làm việc, hãy tắt tất cả mọi thứ

Như đã nói ở trên mục 1, trên hết, bạn là nhà thiết kế, chứ không phải làm quan hệ thư từ. Vì thế, sẽ chẳng ai trách bạn vì trả lời thư chậm. Họ còn khá nhiều cách để liên lạc với bạn khi có cập nhật quan trọng với bạn mà không cần dùng thư điện tử. Vì thế, khi bạn muốn tập trung 100{2fbbcdce6fba7ceca857f06e76ee977e945822970f76c6e598e150c203d39bd9} công lực cho thiết kế của mình, hãy mạnh dạn tắt tất cả các nguồn gây phân tâm như mạng xã hội hay các thiết bị khác. Hãy chỉ để lại chiếc điện thoại ở chế độ rung khi có cuộc gọi đến để phòng trường hợp quan trọng.

Hãy luôn nhớ bạn là nhà thiết kế chứ không phải nhà quan hệ thư từ.

10. Quy tắc hai phút

Một quy tắc được xem như là kim chỉ nam có thể được áp dụng rộng rãi giúp cho công việc chúng ta được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả, đó chính là quy tắc hai phút.

Khi một công việc có thể hoàn thành trong thời gian hai phút, hãy làm và hoàn thành chúng ngay. Khi thấy bất cứ thư đến nào bạn có thể trả lời ngay lúc đó thì hãy làm liền lập tức. Làm như vậy sẽ giúp bạn tránh trường hợp có quá nhiều thư phải trả lời và bạn không biết phải bắt đầu từ đâu.

11. Cân nhắc việc ngừng sử dụng thư điện tử

Nghe có vẻ bất khả thi nhưng nếu đọc kỹ bài này, bạn sẽ thấy mỗi cách làm đều có nhược điểm của nó. Vì không phải là phương cách tối ưu, nên khi sử dụng, bạn chắc chắn gặp những trục trặc nhất định. Ngoài ra, nếu bạn biết, 80{2fbbcdce6fba7ceca857f06e76ee977e945822970f76c6e598e150c203d39bd9} số thư điện tử bạn nhận hằng ngày chủ yếu đến từ đồng nghiệp trong công ty, hoặc là thư rác thì việc ngưng sủ dụng thư điện tử cũng không hẳn là điều bất khả thi.

Với việc có khá nhiều apps tin nhắn trên smartphone hiện tại, ví như apps Slack, thì việc kết nối và chia sẻ với khách hàng không còn đòi hỏi bạn phải ngồi trước màn hình máy tính nữa. Đương nhiên, với những thư quan trọng thì việc được soạn thảo đúng chuẩn mực trên máy tính vẫn rất cần thiết, nhưng rõ ràng, bạn đã không còn bị gò bó buộc phải ép mình trước màn hình máy tính chờ tin đến như trước đây nữa.

Nguồn: designs.vn